Diseño de estrategias para el mejoramiento de la gestión documental en la administración de la Unidad de Bienestar Estudiantil de la ESPAM-MFL
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Calceta: ESPAM MFL
Abstract
La presente investigación tuvo como objetivo diseñar estrategias para el mejoramiento de la gestión documental en la administración de la Unidad de Bienestar Estudiantil de la ESPAM-MFL. Para alcanzar este propósito, se empleó una metodología que integró los métodos inductivo, deductivo y analítico-sintético, así como los tipos de investigación bibliográfica y de campo. La recolección de datos se realizó mediante entrevistas y fichas de observación. Como resultado, se evidenció que la gestión documental está, en gran medida, alineada con la Regla Técnica para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos y con la norma ISO 15489. Sin embargo, se identificaron debilidades en el flujo de procesos, entre ellas la falta de políticas de migración tecnológica y la ausencia de copias de seguridad complementarias, lo cual representa un riesgo para la conservación de la información. Asimismo, se constató la carencia de políticas específicas propias del departamento, a pesar de que se cuenta con la guía general de la Unidad Institucional de Archivo. Si bien se han dado pasos hacia la digitalización, como el uso de google drive y la incorporación de firmas electrónicas, aún no se ha iniciado la digitalización del archivo físico. Finalmente, se destaca la ausencia de capacitaciones y evaluaciones periódicas en materia de gestión documental, lo que limita las posibilidades de mejora continua en este proceso.
Description
The present research aimed to design strategies for improving document management within the administration of the Student Welfare Unit at ESPAM-MFL. To achieve this goal, a methodology was employed that integrated inductive, deductive, and analytical-synthetic methods, as well as bibliographic and field research. Data collection was conducted through interviews and observation sheets. The results revealed that document management is largely aligned with the Technical Rule for the Organization and Maintenance of Public Archives and the ISO 15489 standard. However, weaknesses were identified in the process flow, including the lack of technology migration policies and the absence of complementary backup copies, which pose a risk to information preservation. Additionally, the department lacks specific internal policies, despite having the general guidelines provided by the Institutional Archive Unit. Although steps toward digitalization have been taken, such as the use of Google Drive and the incorporation of electronic signatures, the digitization of the physical archive has not yet begun. Finally, the absence of regular training and evaluations in document management was noted, limiting the potential for continuous improvement in this process.
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